POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ - SLUŽBY

 

ODBORNÉ SOCIÁLNÍ PORADENSTVÍ

(dále jen "Poučení")

Domácí hospic Setkání zpracovává osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy, tj. se zákonem č. 101/2000 Sb. (z. o ochraně osobních údajů) (dále jen "Zákon") a s účinností ode dne 25. května 2018 také nařízením EU 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), které v některých ohledech úpravu Zákona nahradí (dále jen "Nařízení").

Níže shrnujeme důležité informace o zpracování osobních údajů, které nám v souvislosti s Vaší účastí v systému Sociální poradny Domácího hospice Setkání poskytneme.

POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Domácí hospic Setkání, o.p.s. se sídlem Hrdinů odboje 1017, Rychnov nad Kněžnou a provozovnou na adrese Javornická 1501, Rychnov nad Kněžnou, IČ 02305291, telefon 733694162, e- mail setkani@hospicrychnov.cz, webové stránky www.hospicrychnov.cz.

ROZSAH ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

DH Setkání zpracovává osobní údaje zájemců o služby odborného sociálního poradenství. Osobní údaje jsou poskytovány pověřené osobě - sociální pracovnici a to buď písemnou formou při osobním kontaktu v ambulanci poradny nebo e-mailem nebo telefonicky.

Pokud dojde k osobnímu setkání a dojednání péče domácího hospice, ze zájemce se stane uživatel a je mu zaveden Záznamový list s osobním číslem uživatele. Uživateli služby se stává pečující příbuzní, kteří dojednávají péči a kteří o nemocného pečují a pacient sám.

V rámci sociálního poradenství jsou na Záznamových listech zpracovávány tyto osobní údaje:

  • Osobní údaje o uživateli/pacientovi: jméno a příjmení, adresa bydliště, zda má pacient společné bydliště s pečujícím, popřípadě telefonní číslo (většinou máme kontakt pouze na pečující)
  • Osobní údaje o uživateli/pečující osobě: jméno a příjmení, adresa bydliště, zda má pečující společné bydliště s pacientem, telefonní číslo, e-mail, vztah k pacientovi (např. manžel, manželka, dcera, snacha, matka...)
  • Osobní údaje o uživateli citlivé:po celou dobu péče o uživateli je veden Záznamový list, kde jsou zaznamenány všechny konzultace.

ÚČEL ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A PRÁVNÍ ZÁKLAD PRO ZPRACOVÁNÍ

Osobní údaje uživatelů jsou zpracovávány za účelem zajištění řádné domácí hospicové péče o uživatele - pacienta, komunikace s ním a k dokumentaci jeho aktuálního stavu. Dále jsou vedeny Záznamové listy s uživateli - pečujícími osobami. Pokud uživatel - pacient zemře, je mu sociální služba ukončena. Uživatelé - pečující zůstávají nadále vedeni v sociální poradně cca 1 rok. Služba je pečujícím ukončena ihned po úmrtí jejich blízkého pouze pokud si to sami výhradně přejí.

V rámci sociálního poradenství tak bude ke zpracování osobních údajů docházet zejména:

1) při příjmu uživatele do péče DH Setkání a vedení Záznamových listů v průběhu péče

2) při vnitřní komunikaci mezi pověřenými pracovníky Soc. poradny DH Setkání - sociální pracovník, garant soc. péče a zdravotní sestry registrované v odb. sociálním poradenství.

3) pro vnější komunikaci Setkání (např. při zpracování statistik)

4) v souvislosti s plněním právních povinností DH Setkání, jak jsou, případně budou stanoveny právními předpisy České republiky a/nebo EU, nebo

5) pokud to bude nezbytné k ochraně práv a právních nároků DH Setkání (dle Zákona), nebo pro účely oprávněných zájmů DH Setkání

V některých případech mohou být některé osobní údaje využity k veřejné prezentaci činnosti DH Setkání vůči veřejnosti, s cílem podpořit osvětu hospicové péče. Takto však budou osobní údaje využity pouze, pokud k tomu DH Setkání v konkrétním případě udělí uživatel zvláštní předchozí písemný souhlas.

OSOBY OPRÁVNĚNÉ K PŘÍSTUPU K OSOBNÍM ÚDAJŮM

Osobní údaje využívají sociální pracovník, garant sociální péče a zdravotní sestry registrované v odb. sociálním poradenství. K datům má přístup rovněž ředitelka.

ZPŘÍSTUPNĚNÍ ÚDAJŮ JINÝM OSOBÁM

Osobní údaje dále mohou být zpřístupněny subjektům oprávněným dle zvláštních právních předpisů (např. orgánům činným v trestním řízení, pověřeným kontrolním orgánům apod.)

ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje jsou zpracovávány sociální pracovnicí a uloženy elektronicky v systému databáze DH Setkání. Tento systém je chráněný heslem a mají do něj přístup pouze pověření pracovníci registrovaní v sociálním poradenství a určení administrátorem - správcem pro ochranu osobních údajů - ředitelkou. Pověření pracovníci mají do účtu každý samostatný přístup chráněný heslem a příp. ověřovacím kódem.

DOBA ULOŽENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Záznamové listy jsou vedeny elektronicky po dobu, kdy uživatel službu využívá. Po ukončení služby je Záznamový list ukončen, v elektronické evidenci vložen do složky Ukončené Záznamové listy. Poté je vytištěn a uložen v uzamykatelné skříňce kanceláři sociální poradny. K této skříňce má přístup pouze pověřený sociální pracovník.

Po skončení kalendářního roku jsou Záznamové listy uživatelů za celý rok statisticky zpracovány pro účely statistik MPSV a KHK. V elektronické evidenci jsou uloženy po dobu 5 let a následně smazány. V tištěné formě jsou uloženy ve spisovně a skartovány dle skartačního řádu. Do spisovny má přístup pouze správce osobních údajů - ředitelka. Následná skartace se řídí skartačním řádem.

Podrobné informace o zpracování s vedení záznamových listů a statistik jsou dány Standardy sociální poradny DH Setkání a uloženy u prostorách Sociální poradny DH Setkání. Dále jsou zpracovány směrnice k vedení dokumentace Sociální poradny DH Setkání.

Aktuální platné znění Poučení o ochraně osobních údajů je vždy zveřejněno na www.hospicrychnov.cz.

DALŠÍ INFORMACE O PRÁVECH V SOUVISLOSTI
SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobám - subjektům údajů, jejichž osobní údaje DH Setkání zpracovává, přiznává Zákon a Nařízení vedle práv již uvedených výše také zejména práva shrnutá níže. DH Setkání se snaží vycházet subjektům údajů při naplňováním těchto jejich práv v co největší míře vstříc.

Právo na přístup k osobním údajům dle § 12 Zákona: Požádá-li subjekt údajů o informaci o zpracování svých osobních údajů, je mu DH Setkání povinen tuto informaci (obsahující vždy sdělení dle § 12 odst. 2 Zákona) bez zbytečného odkladu předat.

Ochrana práv dle § 21 Zákona: Každý subjekt, který zjistí nebo se domnívá, že Správce provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může subjekt požádat Správce nebo zpracovatele o vysvětlení nebo požadovat, aby Správce nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav (zejména blokováním, provedením opravy, doplněním nebo likvidací osobních údajů).

Dle Nařízení má subjekt údajů zejména tyto práva:

Právo na přístup k osobním údajům: Subjekt údajů má právo získat od DH Setkání potvrzení, zda zpracovává jeho osobní údaje, a pokud tomu tak je, má právo získat přístup k těmto osobním údajům.

Právo na opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování: Subjekt údajů má právo (v případech stanovených Nařízením) požádat DH Setkání o opravu nebo doplnění nesprávných, resp. neúplných osobních údajů, požádat o výmaz osobních údajů, pokud odpadl nebo není dán důvod pro jejich zpracování, případně požádat o omezení zpracování osobních údajů v souvislosti s řešením okolností zpracování osobních údajů u DH Setkání.

Právo vznést námitku: Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést u DH Setkání námitku proti zpracování jeho osobních údajů zpracovávaných pro účely oprávněných zájmů DH Setkání nebo jiných osob (dle Nařízení); oprávněnými zájmy dle Nařízení můžou být zejména případy ochrany práv a právních nároků DH Setkání.

Právo na přenositelnost údajů: Subjekt údajů má (za podmínek stanovených v Nařízení) právo získat své osobní údaje od DH Setkání a předat je jinému správci osobních údajů.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu: Subjekt údajů má právo podat stížnost u dozorového úřadu, pokud se domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů bylo porušeno Nařízení. Tímto dozorovým úřadem bude pro subjekty údajů s bydlištěm v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů.

Aktuální platné znění Poučení o ochraně osobních údajů je vždy zveřejněno na www.hospicrychnov.cz.

Schválila Mgr. Andrea Kolaříková, ředitelka DH Setkání

V Rychnově nad Kněžnou 2.5.2018

ZDRAVOTNÍ SLUŽBY

(dále jen "Poučení")

Domácí hospic Setkání zpracovává osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy, tj. se zákonem č. 101/2000 Sb. (z. o ochraně osobních údajů) (dále jen "Zákon") a s účinností ode dne 25. května 2018 také nařízením EU 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), které v některých ohledech úpravu Zákona nahradí (dále jen "Nařízení").

Níže shrnujeme důležité informace o zpracování osobních údajů, které nám v souvislosti s Vaší účastí v systému hospicové péče Domácího hospice Setkání poskytneme.

POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Domácí hospic Setkání, o.p.s. se sídlem Hrdinů odboje 1017, Rychnov nad Kněžnou a provozovnou na adrese Javornická 1501, Rychnov nad Kněžnou, IČ 02305291, telefon 733694162, e- mail setkani@hospicrychnov.cz, webové stránky www.hospicrychnov.cz.

ROZSAH ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

DH Setkání zpracovává osobní údaje poskytnuté mu pacientem a odpovědné pečující osobě na základě vyplnění formuláře Žádosti o přijetí do péče DH Setkání, Smlouvy o podmínkách poskytování domácí hospicové péče a Informovaného souhlasu. Osobní data jsou uchovávána v tištěné a elektronické formě.

Zpracovávané osobní údaje zahrnují:

  • Osobní údaje o pacientovi: jméno a příjmení, adresa bydliště, rodinný stav, telefonní číslo, rodné číslo, zdravotní pojišťovna, způsobilost k právním úkonům, jméno a telefon praktického lékaře
  • Osobní údaje o pečující osobě: jméno a příjmení, adresa bydliště, telefonní číslo, e-mail
  • Osobní údaje o klientovi citlivé: zdravotní dokumentace -po celou dobu péče o pacienta je vedena zdravotní dokumentace, kterou zpracovávají zdravotní sestry a lékaři DH Setkání

ÚČEL ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A PRÁVNÍ ZÁKLAD PRO ZPRACOVÁNÍ

Osobní údaje pacientů a pečujících jsou zpracovávány za účelem zajištění řádné péče o pacienta, komunikace s pacientem a s pečující osobou, ke zdravotní dokumentaci aktuálního stavu pacienta a průběhu léčby.

Po úmrtí pacienta nebo jiném ukončení smluvního vztahu je zdravotní dokumentace vytištěna a uložena na uzamykatelné místo k tomu určené (níže) a je s ní nakládáno dle skartačního řádu.

V rámci tohoto účelu zpracování tak bude ke zpracování osobních údajů docházet zejména:

1) při příjmu pacienta do péče DH Setkání

2) při vnitřní komunikaci mezi pracovníky DH Setkání

3) pro vnější komunikaci Setkání (např. při zpracování statistik)

4) v souvislosti s plněním právních povinností DH Setkání, jak jsou, případně budou stanoveny právními předpisy České republiky a/nebo EU, nebo

5) pokud to bude nezbytné k ochraně práv a právních nároků DH Setkání (dle Zákona), nebo pro účely oprávněných zájmů DH Setkání

V některých případech mohou být některé osobní údaje využity k veřejné prezentaci činnosti DH Setkání vůči veřejnosti, s cílem podpořit osvětu hospicové péče. Takto však budou osobní údaje využity pouze, pokud k tomu DH Setkání v konkrétním případě udělí pacient nebo pečující zvláštní předchozí souhlas. Rovněž v případě použití osobních fotografií musí být udělen souhlas pacientem nebo pečujícími.

OSOBY OPRÁVNĚNÉ K PŘÍSTUPU K OSOBNÍM ÚDAJŮM

K osobním údajům mají přístup zdravotní sestry zaměstnané v DH Setkání, dále lékaři na základě Smlouvy o spolupráci s DH Setkání, a sociální pracovníci DH Setkání.

K osobním údajům citlivým - zdravotní dokumentace mají přístup pouze zdravotní sestry a lékaři DH Setkání.

Všechny osobní údaje jsou využívány výhradně pro účely zajištění domácí hospicové péče v plném rozsahu dle novely zákona č.372/2011 Sb. o zdravotních službách, Hlava III - Hospic § 44a.

ZPŘÍSTUPNĚNÍ ÚDAJŮ JINÝM OSOBÁM

Osobní údaje dále mohou být zpřístupněny subjektům oprávněným dle zvláštních právních předpisů (např. orgánům činným v trestním řízení, pověřeným kontrolním orgánům apod.)

ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje poskytnuté na formuláři Žádosti o přijetí do péče DH Setkání, ve Smlouvě o podmínkách poskytování domácí hospicové péče a v Informovaném souhlasu jsou uchovávány během kalendářního roku na uzamykatelném místě, ke kterému mají přístup pouze pověření pracovníci - zdravotní sestry a sociální pracovnice. Po skončení kalendářního roku jsou žádosti i smlouvy přemístěny do spisovny.

Tyto osobní údaje jsou využity při založení zdravotní dokumentace pacienta, která je vedena elektronicky v systému databáze Google G Suite na týmovém disku Zdravotní služby. Tento systém je chráněný heslem a mají do něj přístup pouze pověření pracovníci - zdravotní sestry a lékaři. Pověření pracovníci mají přístup každý ze svého účtu chráněného heslem, příp. ověřovacím kódem. Správu účtu a přístupy do týmových disků Google G Suite zajišťuje administrátor - správce osobních údajů - ředitelka DH Setkání.

Zdravotní dokumentace je po úmrtí pacienta uložena elektronicky do zvláštní složky do konce roku a potom ze složky vymazána. V tištěné formě je zdravotní dokumentace uložena v sesterně na zvláštním uzamykatelném místě určeném k uchovávání této dokumentace. Přístup ke zdravotní dokumentaci mají pouze pověření pracovníci - zdravotní sestry a lékaři. Seznam pověřených pracovníků je možné získat u správce osobních údajů - ředitelky.

Po skončení kalendářního roku je zdravotní dokumentace přesunuta do spisovny, do které má přístup pouze správce osobních údajů - ředitelka DH Setkání.

DOBA ULOŽENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Doba uložení dokumentů zdravotních služeb je určena skartačním řádem. Dokumenty skartovány dle skartačního řádu.

Dokumenty v elektronické podobě jsou uchovávány v databázi DH Setkání v době péče o pacienta. Po jeho úmrtí jsou v elektronické databázi uchovány po dobu do konce kalendářního roku a po zpracování výkazů pro statistiky ÚZIS smazány.

DALŠÍ INFORMACE O PRÁVECH V SOUVISLOSTI
SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobám - subjektům údajů, jejichž osobní údaje DH Setkání zpracovává, přiznává Zákon a Nařízení vedle práv již uvedených výše také zejména práva shrnutá níže. DH Setkání se snaží vycházet subjektům údajů při naplňováním těchto jejich práv v co největší míře vstříc.

Právo na přístup k osobním údajům dle § 12 Zákona: Požádá-li subjekt údajů o informaci o zpracování svých osobních údajů, je mu DH Setkání povinen tuto informaci (obsahující vždy sdělení dle § 12 odst. 2 Zákona) bez zbytečného odkladu předat.

Ochrana práv dle § 21 Zákona: Každý subjekt, který zjistí nebo se domnívá, že Správce provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může subjekt požádat Správce nebo zpracovatele o vysvětlení nebo požadovat, aby Správce nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav (zejména blokováním, provedením opravy, doplněním nebo likvidací osobních údajů).

Dle Nařízení má subjekt údajů zejména tyto práva:

Právo na přístup k osobním údajům: Subjekt údajů má právo získat od DH Setkání potvrzení, zda zpracovává jeho osobní údaje, a pokud tomu tak je, má právo získat přístup k těmto osobním údajům.

Právo na opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování: Subjekt údajů má právo (v případech stanovených Nařízením) požádat DH Setkání o opravu nebo doplnění nesprávných, resp. neúplných osobních údajů, požádat o výmaz osobních údajů, pokud odpadl nebo není dán důvod pro jejich zpracování, případně požádat o omezení zpracování osobních údajů v souvislosti s řešením okolností zpracování osobních údajů u DH Setkání.

Právo vznést námitku: Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést u DH Setkání námitku proti zpracování jeho osobních údajů zpracovávaných pro účely oprávněných zájmů DH Setkání nebo jiných osob (dle Nařízení); oprávněnými zájmy dle Nařízení můžou být zejména případy ochrany práv a právních nároků DH Setkání.

Právo na přenositelnost údajů: Subjekt údajů má (za podmínek stanovených v Nařízení) právo získat své osobní údaje od DH Setkání a předat je jinému správci osobních údajů.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu: Subjekt údajů má právo podat stížnost u dozorového úřadu, pokud se domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů bylo porušeno Nařízení. Tímto dozorovým úřadem bude pro subjekty údajů s bydlištěm v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů.

Aktuální platné znění Poučení o ochraně osobních údajů je vždy zveřejněno na www.hospicrychnov.cz.

Schválila Mgr. Andrea Kolaříková, ředitelka DH Setkání

V Rychnově nad Kněžnou dne 2. 5. 2018